Tên công ty: VJshop
Số lượng người dùng ERP: 45
Ngành: Bán lẻ
Các dịch vụ đã triển khai: Hàng tồn kho, Lập hóa đơn & Kế toán, Điểm bán hàng, Điểm mua hàng, Quản lý sản xuất, VoIP (Công nghệ Truyền giọng nói trên giao thức IP, Quản lý mã vạch, Office 365, Cộng tác & Giao tiếp, Báo cáo quản trị thông minh (BI-Business Intelligence) và Data Lakehouse.
Tổng quan
Đã quen thuộc với nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp bán lẻ (KiosViet, MISA Kế toán) VJshop muốn tập trung nguồn thông tin và kết hợp một giải pháp CNTT duy nhất có thể giúp họ xem tất cả dữ liệu để đưa ra quyết định cấp quản lý.
Nhóm Parallel Insight Solutions (PI) đã sử dụng kinh nghiệm và kỹ năng để khắc phục những sai lầm nhất định nhằm giúp VJshop trải nghiệm toàn bộ lợi ích của việc tích hợp Odoo ERP, Office 365, Data Lakehouse và Power BI.
Cuối cùng, tất cả các mục tiêu đã được hoàn thành theo yêu cầu và chuyển đổi VJShop thành chuỗi bán lẻ sáng tạo và giúp VJShop vượt qua thời kỳ đại dịch với lợi nhuận khả quan.
Về VJShop
Công ty này được thành lập bởi một nhóm bạn có chung kiến thức về công nghệ nhiếp ảnh. Có trụ sở tại Việt Nam, VJshop là chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp Drone DJI, Máy ảnh chụp ảnh đến từ các thương hiệu nổi tiếng như Nikon, Canon, Fujifilm và Sony.
VJshop có 14 cửa hàng bán lẻ tại các tỉnh thành khác nhau trên khắp Việt Nam: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ninh, Thanh Hóa. Mặt khác, văn phòng chính của họ đặt tại Hà Nội. Đó thường là nơi điều kỳ diệu xảy ra bởi vì không chỉ trụ sở chính là nguồn cung cấp các giao dịch B2B của họ, đó còn là nơi quản lý chuỗi cung ứng xảy ra.
Như vậy, hoạt động kinh doanh của họ bao gồm mua sắm, bán hàng B2B và bán hàng B2C – cả trực tuyến và ngoại tuyến – thông qua các cửa hàng bán lẻ của riêng họ cũng như qua trang web, các kênh mạng xã hội của họ. Trong vòng 4 năm ngắn ngủi kể từ khi thành lập, VJshop đã phát triển thành Công ty nhiếp ảnh lớn nhất Việt Nam và đại lý ủy quyền máy bay không người lái DJI độc quyền.
Một trong số chuỗi cửa hàng của VJShop
Những thách thức
Trước khi kết nối với PI, VJshop đã sử dụng các giải pháp CNTT khác nhau để mua bán, làm kế toán, bán hàng POS và quản lý kho hàng – tất cả đều có thể truy cập thông qua các thông tin khác nhau. Mặc dù họ đã có những giái pháp tốt khi công ty của họ mới thành lập, nhưng sự phát triển của công ty đã khiến những thứ đã từng hoạt động gần như trở nên lỗi thời. Bây giờ, để đưa ra quyết định cho một vấn đề, cần một lượng lớn dữ liệu theo thời gian thực hơn. Do đó, VJshop đã tiếp tục tìm kiếm một giải pháp CNTT duy nhất có thể kiểm soát tất cả các quy trình kinh doanh và cung cấp dữ liệu cập nhật cho mục đích ra quyết định.
Sau khoảng 4 tháng tìm kiếm và đàm phán với hơn 8 nhà cung cấp và tích hợp ERP – VJshop đã gặp được nhóm PI. Đội ngũ của chúng tôi được chọn do hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của VJshop cũng như phương pháp tiếp cận hướng đến khách hàng của chúng tôi. Mặt khác, VJshop rất ấn tượng trước những thành công mà nhóm PI đã đạt được với các dự án trước đó.
Công ty giải thích rằng họ muốn triển khai một hệ thống có thể trợ giúp kế toán và cung cấp thông tin cho ban quản lý để phân tích và ra quyết định. Tóm lại, họ muốn dữ liệu như: phân tích doanh thu theo sản phẩm, danh mục sản phẩm, theo chi nhánh thành phố, chi phí bán hàng, quản lý hàng toàn kho,…
Yêu cầu chính của VJshop rất đơn giản: có giải pháp phần mềm cấp 1 đã được kiểm chứng và có khả năng bao quát tất cả các quy trình kinh doanh của họ.
Việc thực hiện
Với các yêu cầu được ghi lại và đề xuất được soạn thảo – cả VJshop và PI đã quyết định bắt tay vào kinh doanh. Anh Đức Ngô (Chuyên viên Phân tích Kinh doanh và Giám đốc Điều hành tại PI) là đầu mối liên hệ chính giữa PI và Ban Lãnh đạo của VJshop.
Việc triển khai bắt đầu vào tháng 12 năm 2020 và kết thúc vào tháng 6 năm 2021. Mất sáu tháng giữa cơn đại dịch để VJshop tối ưu hóa quy trình kinh doanh của họ với sự trợ giúp của nhóm PI.
Thật không may, việc di chuyển không thể thực hiện được do hoàn cảnh toàn cầu. Do đó, toàn bộ quy trình đều là trực tuyến – từ các cuộc họp và hỗ trợ, đến việc triển khai thực tế các dịch vụ. Chúng tôi làm việc cùng nhau từ xa và nó đã hiệu quả.
Khi mọi thứ đã hoàn tất, PI chạy thử nghiệm, còn được gọi là Kiểm tra chấp nhận người dùng (UAT). Điều này thường xảy ra trước khi dự án đi vào hoạt động để phát hiện bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào hoặc để khắc phục bất kỳ sự cố nào vào phút cuối. UAT kết luận rằng đội ngũ kế toán và bán hàng sẽ được hưởng lợi nếu được đào tạo thêm. Mặc dù điều này làm trì hoãn việc triển khai trực tiếp, nhưng UAT cũng cung cấp thông tin chi tiết có giá trị và cho phép tối ưu hóa công ty.
Một vấn đề khác nảy sinh là các báo cáo Out-of-the-box trên Odoo không hoàn toàn đạt được kỳ vọng của đội ngũ VJshop. Họ muốn có thêm thông tin chi tiết và bộ báo cáo thông minh giúp họ rút ngắn vòng quay hàng tồn kho và tăng các dịch vụ sau bán hàng.
Để khắc phục cả hai vấn đề, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong nhóm của VJshop, những người đang gặp khó khăn trong việc hiểu các chức năng của hệ thống ERP và Power BI. Chúng tôi tham gia hỗ trợ liên tục và cung cấp dịch vụ cần thiết 24 / 7. Khi nói đến việc chăm sóc cho đội ngũ kế toán & bán hàng, như đã đề cập ở trên, PI đã sử dụng đến đào tạo. Điều này không đặc biệt dễ dàng. Vấn đề lớn nhất là sự thiếu hụt kiến thức của đội ngũ VJshop về hệ thống ERP và BI do họ chưa quen với ERP. Đó là một thử thách. Tuy nhiên, bất chấp những thách thức, nhóm VjShop đã đạt được những kiến thức cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ.
Mặc dù việc triển khai đã kết thúc từ lâu nhưng mối quan hệ của PI với VJshop vẫn chưa dừng lại. PI đã cung cấp cho công ty hơn một năm hỗ trợ liên quan đến việc thực hiện – và hỗ trợ này vẫn đang tiếp tục.
VJ Shop Store
Làm việc với Nhóm PI
Theo Ban lãnh đạo VJshop, điều tuyệt vời nhất có được khi làm việc với PI và thực hiện Chuyển đổi kỹ thuật số là cách họ được thông báo về những sai lầm mà họ mắc phải trong hoạt động của mình.
VJshop đã chuyển sang mô hình kinh doanh mới và hoạt động với cơ cấu tổ chức cũ. PI có thể xác định điểm đau của họ và giúp họ trong khu vực đó. Nhờ đó, họ giảm 14% chi phí vận hành mỗi cửa hàng và tăng 12% doanh thu.
Điều này nhanh chóng trở thành một cách tiếp cận từ dưới lên. VJshop đã có thể xác định những sai lầm mà họ mắc phải khi làm việc với thông tin mà họ nhìn thấy (thông qua Odoo và giải pháp BI). Sau đó, bằng cách phân tích những sai lầm đó, đội ngũ VJshop đã có thể sửa chữa chúng, giúp sửa đổi cơ cấu tổ chức.
Việc thanh toán tại VJSHOP cũng xử lý rất nhanh và chuyên nghiệp, để kịp cho những khách hàng khác
Kết quả
PI đã giúp VJshop có được những thông tin rất hữu ích và chi tiết liên quan đến hoạt động của họ, cũng như khả năng đo lường hiệu quả của công ty họ tốt hơn. Dựa trên thông tin họ nhận được, VJshop đã quyết định phát triển hệ thống KPI – và sẽ tính đến thông tin này khi đưa ra các chiến lược mới cho công ty.
Khi thực hiện, nó tiết kiệm ít nhất 90% thời gian cho đội ngũ kế toán và bán hàng trong các quy trình chuẩn bị báo cáo phân tích bán hàng. Ngoài ra, một số kết quả triển khai như Bán hàng và hệ thống BI đã vượt quá mong đợi của đội ngũ tại VJshop. Và trong khi PI vẫn đang phát triển các quy trình kinh doanh khác, thì mục tiêu lớn nhất và quan trọng nhất mà VJshop đã đạt được. Công ty đã có thể số hóa từng quy trình và cung cấp cho tất cả các nhà quản lý các báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho mục đích phân tích và ra quyết định.